قد يبحث الكثير منا على طريقة كتابة محضر اجتماع بطريقة رسمية، وهذا حيث أن هذا المحظر من الأمور الهامة التي تتعلق بالعديد من الموظفين وبالأخص الذي يملكون قدر عالي من الكفاءة العالية في مجال العمل، فقد يكون العمل بحاجة مستمرة إلى إجراء وتعاقد الاجتماعات المختلفة من أجل التعرف على النقاط الهامة والعمل على مناقشتها بالكامل في هذه الاجتماعات، ولهذا فقد نقوم بالتعرف على الطريقة الدقيقة والصحيحة التي يتم اتباعها من أجل كتابة محضر الاجتماع بشكل مميز وبطريقة رسمية مناسبة، فهذا الأمر متعلق بقسم الموارد البشرية في الشركات ولكن قد نسهل عليك الوقت والجهد في التحضير.
ما هو محضر الاجتماع
يعتبر محضر الاجتماع هو عبارة عن صحيفة يتم العمل على تدوين كافة الأحداث التي تتعلق بالاجتماع فيه، وهذا بالإضافة إلى العمل على تدوين كل ما يتم العمل على مناقشته في هذه الاجتماعات بطريقة مفصلة وموضحة لكل شيء.
وقد توجد مجموعة مختلفة من الأشكال التي يتضمنها محضر الاجتماع، حيث يتم كتابته لصورة فورية وهذا خلال الاجتماع، أو العمل على تسجيل الاجتماع بالصوت أو تسجيله صوت وصورة، وبعد انتهاء هذا الاجتماع يتمكن من كتابة المحضر بالطريقة المناسبة.
اقرا ايضا :
نموذج محضر اجتماع جاهز احترافي
الأمور التي يجب مراعاتها في محضر الاجتماع
تتوفر مجموعة من الأمور المختلفة التي يجب أن يحتوي عليها محضر الاجتماع المتعلق بالاجتماعات في المؤسسات المختلفة، وهذا من خلال التفاصيل التالية التي يجب مراعاتها بشكل مفصل:
- الجلوس بجانب المدير مباشرة.
- العمل على تسجيل كافة الاقتراحات وتدوين بجانبها أسماء الأشخاص التي قامت بإقتراحها.
- البدء في تسجيل النقاط الأساسية والهامة في هذا الاجتماع بطريقة مسلسلة على حسب ما تم مناقشته.
- يتم تدوين هذا المحضر بصيغة الماضي وليس بصيغة الحاضر.
- لابد من تسجيل كافة التفاصيل الموجودة في المحضر بدون أن يقوم الكاتب بوضع رأيه الشخصي.
- لابد من أن يتم كتابة المحضر من قبل الكاتب بدون أن يقاطع أي شخص يتحدث في هذا الاجتماع، ولكن يسمح له بالتحدث في حالة الرغبة في توضيح أمر ما.
- يجب أن يكون المحضر خالي نهائيا من أي أخطاء إملائية ويجب أن يتم تنسيقه بطريقة بسيطة وصحيحة.
- يتم وضع هذا المحضر بعد الانتهاء من كتابته في المكان الصحيح الخاص به وبترتيب الأقدم فالأقدم.
الطريقة المتبعة في كتابة محضر الاجتماع
الطريقة الصحيحة لكتابة محضر الاجتماع هي الكتابة على جهاز الكمبيوتر أو الورق الخاص بالشركة، فأين من الحالتين مناسب لكتابة وتدوين تفاصيل محضر الاجتماعي، وقد يتم كتابته بالطريقة التالية:
- يتم كتابة التاريخ الخاص بانعقاد هذا المحضر بشكل دقيق، ويتم كتابة الموعد أيضا.
- ومن ثم يتم كتابة جميع الأسماء الخاص بالأشخاص الذين شاركوا في هذا الاجتماع، وفي حالة وجود أعداد كبيرة من الأشخاص في هذا الاجتماع تتمكن من توزيع الأوراق حتى يتم كتابة الحاضرين ويسجلوا فيها أسمائهم.
- كتابة الأشخاص التي تغيبت عن هذا الاجتماع.
- قبل البدء في هذا الاجتماع يتم قراءة جميع الموضوعات التي ستناقش في هذا الاجتماع.
- يجب العمل على كتابة جميع الملاحظات التي يتم تدوينها من خلال الطريقة المبسطة والموجزة بالكامل وهذا مع كتابة المعلومات الهامة والأساسية فقط.
- العمل على تدوين الأمور المختلفة التي تم تدوينك بها من قبل المدير.
- يجب ارفاق جميع التقارير المختلفة التي تتعلق بهذا الاجتماع في المحضر.
- يجب تدوين الطريقة المتبعة في اتخاذ القرارات سواء من خلال التصويت أو غيرها من الطرق.
- وفي النهاية يتم كتابة القرار النهائي الذي تم الموافقة عليه بالاجماع.
|
